業務の廃止手順｜やめて困る人を先に洗い出す

業務の廃止手順は、影響の洗い出しから

やめると決める前に、その作業の出力を誰が使っているかを確かめます。ここを飛ばすと、やめたあとに困る人が出ます。

「月末だけ使う」を見落とす

毎日見ている人には気づきますが、月に1回、年に1回しか使わない人は見落とされます。やめる前に、頻度の低い使い方が無いかを聞くと、この漏れが防げます。

外部への提出を必ず確認する

客先への提出、行政への報告、監査での提示に使っている書類は、社内の判断だけではやめられません。提出先があるかどうかは、最初に確認します。

やめる候補の見つけ方

やめる候補は、意識して探さないと出てきません。4つの入口から探します。

過去の対策の残骸がいちばん多い

不具合が出るたびに確認を足していくと、もう作っていない製品のための確認が残ります。対策の一覧を年に1回見直すと、こうしたものが見つかります。

二重チェックは、片方をやめる候補

同じ項目を2工程で確認している場合、どちらかは形だけになっていることが多い状態です。前の工程が見ているから後ろは軽く、後ろが見るから前も軽く、という形になります。どちらか1つに集約するほうが確実になります。

現場に「要らないもの」を聞く

「改善案はありますか」と聞くより、「これは要らないと思うものはありますか」と聞くほうが出てきます。足す話より、減らす話のほうが現場は答えやすいものです。

やめるかどうかの判断

影響を洗い出したら、判断します。やめる、減らす、続けるの3つから選びます。

対策として入っているものは慎重に

過去の不具合の対策として追加された確認は、やめた途端に再発することがあります。その不具合が最近出ていないのは、この確認が効いているからかもしれません。減らす（頻度を落とす）から始めるほうが安全です。

「減らす」を選べるようにする

やめるか続けるかの二択にすると、判断が重くなります。頻度を落とす、対象を絞る、簡略化するという中間があると、動きやすくなります。

法令や契約に関わるものは、確認してから

法令で作成や保存が求められている記録、契約で提出が定められている書類は、社内の判断でやめられません。該当するかどうかを、所管の行政庁や契約書で確認してから判断します。

戻せる形でやめる

やめたあとに困る人が出ることはあります。戻せる形にしておくと、その場で対応できます。

いきなり削除しない

書類や記録の様式は、やめた時点で削除せず、旧版として別の場所に置きます。戻したくなったときに作り直す手間が省けます。数か月経って問い合わせが無ければ、そのとき整理します。

やめた記録を残す意味

1年後に「この確認は無いのか」と聞かれたとき、いつ、なぜやめたかが分かると説明できます。記録が無いと、抜け落ちたのか意図してやめたのかが区別できません。監査で聞かれる場面もあるので、1行の記録が説明の材料になります。

様子を見る期間を決める

やめてから1か月から3か月は、問い合わせが来ないかに注意します。この期間に何も無ければ、やめて正解だったということです。

周知のしかた

やめることも、始めることと同じように周知が要ります。知らずに探し続ける人が出ないようにします。

使っていた人には、代わりを案内する

「やめました」だけだと、その人の仕事が止まります。代わりにどの記録を見ればよいかを添えると、抵抗なく受け入れられます。代わりが無いなら、その人の仕事がどう変わるかを一緒に考えます。

教育の資料からも外す

手順書からは削除しても、教育の資料に残っていると、新しく入る人が覚えてしまいます。やめたものが載っている場所を全部洗うのは、始めるときの周知より抜けやすい部分です。

手順書の改訂とセットで扱う

作業をやめるなら、手順書からその項目を削ります。やめた記録と、手順書の改訂は同時に進めます。片方だけだと、手順書には残っているのに実際にはやっていない、という状態になります。改訂の進め方は作業標準の改訂で扱っています。

やめることは変更点管理の対象

作業をやめるのは、方法（Method）の変更です。足すときと同じように、変更点として扱います。

やめる変更のほうが見落とされやすい

足す変更は「新しいことをする」ので意識されますが、やめる変更は何もしないだけなので、届け出が漏れます。変更点管理の対象に「廃止」を明記しておくと、拾えます。

やめた直後は、通常より注意して見る

確認をやめた直後は、その確認で止めていた不具合が出るかもしれません。変更直後の初品を重点的に見るのは、足すときと同じです。変更点管理の進め方は変更点管理の進め方にまとめました。

年に1回、やめた件数を数える

足した件数だけでなく、やめた件数も数えると、現場の負担が増え続けていないかが分かります。足す一方の年が続いているなら、どこかで重くなっています。

業務の廃止でつまずきやすい3つ

その1：やめる権限が誰にあるか分からない

始めた人が異動していると、誰がやめると言えるのか分からなくなります。いまその業務の責任を持っている部署が判断すると決めておくと、動きます。決めた人を探す必要はありません。

その2：やめた理由が残らない

1年後に「なぜこの確認が無いのか」と聞かれたとき、記録が無いと答えられません。やめた日と理由の1行があれば足ります。書くのに1分もかかりません。

その3：やめっぱなしにする

やめたあと、問題が出ていないかを見ないと、気づかないうちに不具合が増えていることがあります。1か月から3か月、問い合わせが来ないかだけ注意します。

よくある質問

Q. 業務をやめる前に何を確認すべきですか？

その出力を誰が使っているか、何のために使っているか、使う頻度、代わりの情報源があるか、外部への提出に使っていないかの5つです。とくに月に1回や年に1回しか使わない人は見落とされやすいので、頻度の低い使い方を聞いてください。

Q. やめる候補はどう見つけますか？

誰も見ていない記録、過去の対策の残骸、重複している確認、現場からの声の4つが入口です。「改善案はありますか」より「これは要らないと思うものはありますか」と聞くほうが出てきます。

Q. 過去の不具合対策として入っている確認をやめてもよいですか？

慎重に判断してください。その不具合が最近出ていないのは、その確認が効いているからかもしれません。いきなりやめるより、頻度を落とす（毎日から週1回へ）ところから始めるほうが安全です。

Q. やめたあと、困る人が出たらどうしますか？

戻せる形にしておいてください。書類の様式はいきなり削除せず旧版として保管し、やめた日と理由、戻す条件を記録に残します。1か月から3か月は問い合わせが来ないか注意してください。

Q. やめることも変更点管理の対象ですか？

対象です。作業をやめるのは方法の変更にあたります。ただ、足す変更と違って「何もしないだけ」なので届け出が漏れやすくなります。変更点管理の対象に「廃止」を明記しておくと拾えます。

Q. やめる判断は誰がすべきですか？

いまその業務の責任を持っている部署です。始めた人が異動していることも多いので、決めた人を探す必要はありません。責任部署が判断すると決めておくと動きます。

Q. 法令で定められた記録もやめられますか？

社内の判断ではやめられません。業種や取引によって、記録の作成や保存が法令・契約で定められている場合があります。該当するかどうかは、所管の行政庁または契約書でご確認ください。

本記事は一般的な業務の進め方を整理したものです。社内規程、契約条件、法令上の要件がある場合は、それらを優先してご確認ください。記事の内容は2026-08-30時点のものです。