外注先への品質連絡｜伝えた要求を記録で残す

外注先への品質連絡には2種類ある

同じ「連絡」でも、日常の要求伝達と、不具合が出たときの連絡では、伝える内容も速さも違います。混ぜると、日常の連絡が緊急扱いされなくなります。

不具合の連絡は、社内と同時に出す

自社で止める判断をしたなら、外注先にも同時に連絡します。社内を先に片付けてから外注先に、という順番だと、その間に外注先から出荷されます。止める判断の進め方は出荷停止の判断基準で扱っています。

日常の伝達は、記録に残ることが目的

日常の要求は急ぎではないぶん、口頭で済ませがちです。ここが記録に残っていないと、あとで不具合が出たときに「伝えていたかどうか」から始まります。1件1行でよいので、伝えた内容を残します。

何を伝えるかを具体にする

「品質に気をつけてほしい」では、相手は何をすればよいか分かりません。動作にならない要求は、伝えていないのと同じです。

「誰が・いつ・何を・どうする」で書く

要求を書くときは、この4つがそろっているかを見ます。1つでも欠けていると、相手の解釈が入ります。解釈が入った時点で、こちらの想定と違うことが起きます。

見本があるなら、見本で伝える

言葉で伝えにくい判定基準（色、外観、程度）は、限度見本を渡すのがいちばん確実です。渡した見本には有効期限を決めておき、劣化したら作り直します。見本の管理は限度見本の管理にまとめました。

なぜその要求なのかも伝える

理由を伝えると、相手が自分で判断できるようになります。「後工程で自動機に入れるので、バリがあると詰まります」と言えば、指定した以外の場所のバリにも気づいてもらえます。

伝えた記録に残す項目

記録は、あとで「伝えたかどうか」を確かめるために残します。次の6つがあれば足ります。

相手の反応の欄がいちばん大事

伝えた記録だけあって、相手が何と答えたかが無いと、合意できていたのかどうかが分かりません。「できない」と言われていたのに記録に残っていないと、次に不具合が出たときに話がこじれます。

電話のあとにメールを送る

電話で伝えると速いのですが、記録が残りません。電話のあとに要点をメールで送ると、記録と証拠が同時にできます。「先ほどお電話でお伝えした内容です」と3行書くだけで足ります。

担当者名を必ず書く

相手の会社名だけだと、誰に伝わったかが分かりません。担当者が替わったときに、引き継がれているかを確かめる起点になります。年に1回、相手の窓口が替わっていないか見ておくとよいです。

相手の反応から読み取ること

要求を伝えたときの反応には、その後を左右する情報が含まれています。「了解しました」以外の反応こそ、拾う価値があります。

「難しい」と言われたときが分かれ目

できないと言われたときに要求を押し通すと、形だけ受けて実際にはやらないという状態になります。これがいちばん危険です。費用の問題なら単価の話をし、能力の問題なら自社で受け入れ時に見るなど、実行できる形に落とすほうが結果的に安全です。

受入検査でも見ておく

要求を伝えたあと、実際にそのとおりになっているかは受入で確かめます。伝えた直後の1、2ロットだけ重点的に見ると、認識のずれがその時点で分かります。数か月後に分かるより、被害がはるかに小さくなります。

不具合が出たときの連絡

外注品に不具合が出たときは、日常の連絡とは別の速さで動きます。伝える順番を決めておくと、迷いません。

現物は不具合品と良品を両方送る

不具合品だけを送ると、相手は「どこが問題か」の判断から始めます。良品を一緒に送ると、差が一目で分かります。言葉で説明するより速く、正確に伝わります。

回答期限を決めて伝える

「原因を調べてください」だけだと、いつ返ってくるか分かりません。いつまでに、何を（原因なのか、対策なのか、暫定の処置なのか）返してほしいかを決めて伝えます。自社が客先に約束している期限から逆算します。

相手の是正処置報告を、そのまま信じない

報告書を受け取ったら、対策が動作になっているか、効果確認の予定があるかを見ます。「以後注意する」で終わっている報告書は、こちらから聞き直します。見るべき点は是正処置とはで整理しています。

止める連絡は、社内と同時に

自社の在庫を止めたなら、外注先の工程にも自社の品が流れています。同時に連絡しないと、その間に加工されて出てきます。

連絡の記録を、外注先ごとに見る

1件ずつの記録を、外注先ごとにまとめて見ると、傾向が出てきます。年に1回、この読み方をすると、次の発注先の判断材料になります。

同じ内容を何度も伝えているなら、伝え方を変える

同じ要求を3回伝えているなら、口頭や文書では伝わらないということです。見本を渡す、現場に行って一緒に確認する、検査項目として明記するなど、形を変えます。

連絡が少ない先が良い先とは限らない

連絡が少ないのは、問題が無いのか、こちらが見ていないだけなのか、どちらもあり得ます。受入検査の結果とあわせて見ると、実態が分かります。

外注先への品質連絡でつまずきやすい3つ

その1：購買と品質で別々に連絡している

購買が納期の話をし、品質が要求の話をしていると、相手は優先順位を付けられません。誰が窓口かを決めて、記録も1か所にまとめると、伝えたことが積み上がります。

その2：図面に書いてあるから伝えたことになっている

図面や仕様書に書いてあっても、相手が読んでいなければ伝わっていません。変更したときや、重要な点は、口頭でも伝えて記録に残すほうが確実です。とくに図面の改訂は見落とされやすい部分です。

その3：単価だけ下げて、要求はそのまま

単価を下げたあとに不具合が増えることがあります。要求と価格は結びついているので、下げるときは何かを緩められないかも一緒に見ます。緩められないなら、価格の下げ幅を見直す判断もあります。

よくある質問

Q. 外注先への品質要求はどこまで具体的に書くべきですか？

「誰が・いつ・何を・どうする」の4つがそろう形にしてください。1つでも欠けると相手の解釈が入り、想定と違うことが起きます。判定基準は数値で書き、言葉で伝えにくいものは限度見本を渡してください。

Q. 口頭で伝えた内容も記録に残すべきですか？

残してください。電話のあとに要点をメールで送ると、記録と証拠が同時にできます。「先ほどお電話でお伝えした内容です」と3行書くだけで足ります。担当者が替わったときに、伝わっていたかを確かめる起点になります。

Q. 「できない」と言われた要求はどう扱いますか？

押し通すと、形だけ受けて実際にはやらない状態になります。費用の問題なら単価の話をし、能力の問題なら自社の受入で見るなど、実行できる形に落としてください。できない要求を記録上だけ合意しても、不具合は防げません。

Q. 外注品の不具合が出たとき、まず何をしますか？

該当ロットの加工と出荷を止めてもらうのが先です。範囲の確認を待っている間に出荷されます。そのうえで、不具合品と良品の両方を送り、いつまでに何を返してほしいかを決めて伝えます。

Q. 相手から受け取った是正処置報告はどう見ればよいですか？

対策が動作になっているか、効果確認の予定があるかを見てください。「以後注意する」で終わっている報告書は、誰が読んでも同じ動作になりません。聞き直すか、こちらの受入で当面見る形にします。

Q. 連絡の件数が多い外注先は変えるべきですか？

件数だけでは判断できません。要求が伝わりにくいのか、能力が合っていないのか、こちらの伝え方に問題があるのかで対応が変わります。同じ内容を3回伝えているなら、伝え方を変えるほうが先です。

本記事は一般的な業務の進め方を整理したものです。社内規程、契約条件、法令上の要件がある場合は、それらを優先してご確認ください。記事の内容は2026-08-30時点のものです。