外注先への品質連絡｜不具合時の連絡手順と記録の6項目（取適法の注意点つき）

改善板 編集部法令の原文と省庁の資料で確認：2026年10月3日

外注先 品質連絡記録表（Excel・無料）外注先へ伝えた品質の要求と、その反応を記録します。登録不要でダウンロードできます。

テンプレートを見る

外注先への品質連絡には2種類ある

同じ「連絡」でも、日常の要求伝達と、不具合が出たときの連絡では、伝える内容も速さも違います。混ぜると、日常の連絡が緊急扱いされなくなります。

不具合の連絡は、社内と同時に出す

自社で止める判断をしたなら、外注先にも同時に連絡します。社内を先に片付けてから外注先に、という順番だと、その間に外注先から出荷されます。止める判断の進め方は出荷停止の判断基準で扱っています。

日常の伝達は、記録に残ることが目的

日常の要求は急ぎではないぶん、口頭で済ませがちです。ここが記録に残っていないと、あとで不具合が出たときに「伝えていたかどうか」から始まります。1件1行でよいので、伝えた内容を残します。

何を伝えるかを具体にする

「品質に気をつけてほしい」では、相手は何をすればよいか分かりません。動作にならない要求は、伝えていないのと同じです。

「誰が・いつ・何を・どうする」で書く

要求を書くときは、この4つがそろっているかを見ます。1つでも欠けていると、相手の解釈が入ります。解釈が入った時点で、こちらの想定と違うことが起きます。

見本があるなら、見本で伝える

言葉で伝えにくい判定基準（色、外観、程度）は、限度見本を渡すのがいちばん確実です。渡した見本には有効期限を決めておき、劣化したら作り直します。見本の管理は限度見本の管理にまとめました。

なぜその要求なのかも伝える

理由を伝えると、相手が自分で判断できるようになります。「後工程で自動機に入れるので、バリがあると詰まります」と言えば、指定した以外の場所のバリにも気づいてもらえます。

品質の要求は、発注のときの書面に入れる

外注先が取適法の中小受託事業者に当たる取引では、発注したら直ちに、給付の内容・代金・支払期日などを書面か電磁的方法で示すことが求められています（取適法第4条）。検査をする場合は、検査を終える期日も示す事項に入っています。判定の基準や限度見本の番号を、発注書や仕様書から辿れる形にしておくと、あとで不具合が出たときに「どの基準に合っていないか」を示せます。

限度見本・基準見本 管理表（Excel・無料）合否の基準になる見本を、置き場所と有効期限つきで管理します。登録不要でダウンロードできます。

テンプレートを見る

伝えた記録に残す項目

記録は、あとで「伝えたかどうか」を確かめるために残します。次の6つがあれば足ります。

相手の反応の欄がいちばん大事

伝えた記録だけあって、相手が何と答えたかが無いと、合意できていたのかどうかが分かりません。「できない」と言われていたのに記録に残っていないと、次に不具合が出たときに話がこじれます。

電話のあとにメールを送る

電話で伝えると速いのですが、記録が残りません。電話のあとに要点をメールで送ると、記録と証拠が同時にできます。「先ほどお電話でお伝えした内容です」と3行書くだけで足ります。

担当者名を必ず書く

相手の会社名だけだと、誰に伝わったかが分かりません。担当者が替わったときに、引き継がれているかを確かめる起点になります。年に1回、相手の窓口が替わっていないか見ておくとよいです。

相手の反応から読み取ること

要求を伝えたときの反応には、その後を左右する情報が含まれています。「了解しました」以外の反応こそ、拾う価値があります。

「難しい」と言われたときが分かれ目

できないと言われたときに要求を押し通すと、形だけ受けて実際にはやらないという状態になります。これがいちばん危険です。費用の問題なら単価の話をし、能力の問題なら自社で受け入れ時に見るなど、実行できる形に落とすほうが結果的に安全です。

受入検査でも見ておく

要求を伝えたあと、実際にそのとおりになっているかは受入で確かめます。伝えた直後の1、2ロットだけ重点的に見ると、認識のずれがその時点で分かります。数か月後に分かるより、被害がはるかに小さくなります。

不具合が出たときの連絡

外注品に不具合が出たときは、日常の連絡とは別の速さで動きます。伝える順番を決めておくと、迷いません。

現物は不具合品と良品を両方送る

不具合品だけを送ると、相手は「どこが問題か」の判断から始めます。良品を一緒に送ると、差が一目で分かります。言葉で説明するより速く、正確に伝わります。

回答期限を決めて伝える

「原因を調べてください」だけだと、いつ返ってくるか分かりません。いつまでに、何を（原因なのか、対策なのか、暫定の処置なのか）返してほしいかを決めて伝えます。自社が客先に約束している期限から逆算します。

相手の是正処置報告を、そのまま信じない

報告書を受け取ったら、対策が動作になっているか、効果確認の予定があるかを見ます。「以後注意する」で終わっている報告書は、こちらから聞き直します。見るべき点は是正処置とはで整理しています。

止める連絡は、社内と同時に

自社の在庫を止めたなら、外注先の工程にも自社の品が流れています。同時に連絡しないと、その間に加工されて出てきます。

受け取りを断る・返すときは、理由を基準で示す

取適法の対象になる取引では、相手の責めに帰すべき理由が無いのに受け取りを拒むことや、受け取ったあとに引き取らせること（返品）が禁じられています（取適法第5条第1項第1号・第4号）。公正取引委員会のテキストでは、検査基準が明確でなかった場合や、発注後に基準を厳しくした場合は、基準に合わないことを理由に拒めないとされています。返品できる期間にも目安があり、すぐに見つけられる不適合は受け取り後すみやかに、すぐには見つけられない不適合は受け取り後6か月以内とされています。連絡の記録に、どの基準に合っていなかったかと、受け取った日・見つけた日を書いておくと、この線の確認がすぐにできます。

回収・出荷停止 対応表（Excel・無料）出荷済みの品を止めるときの、対象範囲と連絡先を管理します。登録不要でダウンロードできます。

テンプレートを見る

連絡の記録を、外注先ごとに見る

1件ずつの記録を、外注先ごとにまとめて見ると、傾向が出てきます。年に1回、この読み方をすると、次の発注先の判断材料になります。

同じ内容を何度も伝えているなら、伝え方を変える

同じ要求を3回伝えているなら、口頭や文書では伝わらないということです。見本を渡す、現場に行って一緒に確認する、検査項目として明記するなど、形を変えます。

連絡が少ない先が良い先とは限らない

連絡が少ないのは、問題が無いのか、こちらが見ていないだけなのか、どちらもあり得ます。受入検査の結果とあわせて見ると、実態が分かります。

外注先への品質連絡でつまずきやすい3つ

その1：購買と品質で別々に連絡している

購買が納期の話をし、品質が要求の話をしていると、相手は優先順位を付けられません。誰が窓口かを決めて、記録も1か所にまとめると、伝えたことが積み上がります。

その2：図面に書いてあるから伝えたことになっている

図面や仕様書に書いてあっても、相手が読んでいなければ伝わっていません。変更したときや、重要な点は、口頭でも伝えて記録に残すほうが確実です。とくに図面の改訂は見落とされやすい部分です。

その3：単価だけ下げて、要求はそのまま

単価を下げたあとに不具合が増えることがあります。要求と価格は結びついているので、下げるときは何かを緩められないかも一緒に見ます。緩められないなら、価格の下げ幅を見直す判断もあります。取適法の対象になる取引では、通常の対価より著しく低い代金を不当に定めること（第5条第1項第5号）や、相手から代金の協議を求められたのに応じず一方的に決めること（第5条第2項第4号）が禁じられています。品質の要求を足すときも、価格の話し合いと一緒に進めるのが安全です。

外注先への品質連絡にかかわる最近の動き（2026年10月時点）

外注先への品質連絡にいちばん関係する変化は、2026年1月に下請法が取適法に変わったことです。名前だけでなく、対象になる取引の範囲も広がりました。日付順に並べます。

外注先への品質連絡で見直したいのは、相手が取適法の対象に入ったかどうかです。従業員数の基準が加わったため、資本金だけで「対象外」と判断していた外注先が入っていることがあります。

出典：取適法（e-Gov法令検索）、中小受託取引適正化法テキスト（公正取引委員会・中小企業庁）、規則等の整備（公正取引委員会、2025年10月1日）、ISO 9001:2026 の発行（ISO）

確認日は2026年10月3日です。個別の取引が対象になるかどうかは、公正取引委員会または中小企業庁の相談窓口にご確認ください。

外注先への品質連絡に出てくる用語

外注先への品質連絡では、品質の規格の言葉と取引の法律の言葉が混ざります。同じ相手を指していても、呼び方が違うことがあります。

外注先への品質連絡でポイントになるのは、受領拒否・返品・やり直しの3つがどれも「相手の責めに帰すべき理由」があるかで分かれることです。その理由を示す材料が、発注のときに伝えた基準と、この記事で残している連絡の記録です。

外注先への品質連絡と一緒に押さえておきたいこと

外注先への品質連絡の解説は、伝え方のコツで終わることが多くあります。規格と法律の側から、上位の解説で触れられることが少ない3つを挙げます。

伝える前に、要求が足りているかを確かめる

ISO 9001:2015 の 8.4.3 では、外部提供者に伝える前に、要求事項が妥当であることを確実にすることが求められています。伝える中身として、提供してもらうもの、製品の承認やリリースの方法、要員の力量、こちらが行う管理と監視、相手の拠点での検証などが挙げられています。連絡の記録の「伝えた内容」の欄を、この項目で見直すと、抜けている要求が見えます。外注先の評価と再評価は 8.4.1 で、結果の記録を残すことが求められています。

検査の結果とやり直しの理由は2年残す

取適法の対象になる取引では、発注ごとに記録を作って保存することが求められています（取適法第7条）。公正取引委員会の規則では、検査をした場合の検査の完了日・結果・不合格品の取り扱い、給付の内容を変えさせたりやり直させたりした場合の内容と理由も、記録する事項に入っています。保存は2年間とされています。品質の連絡の記録と同じ表にまとめておくと、二重に書かずに済みます。

受け取ってからの期限を、受入検査の設計に入れる

公正取引委員会のテキストでは、受入検査を省いた場合や、自社で検査をせず相手に文書で任せてもいない場合は、不適合を理由に返品することは認められないとされています。すぐには見つけられない不適合は受け取りから6か月、やり直しは受け取りから1年が目安です（一般消費者への保証期間が長い場合などの例外あり）。受入検査をどこまでやるかを決めるときに、この期間も一緒に決めておくと、あとで返す・直してもらう判断で迷いません。

改善板 編集部がまとめました様式を無料で配り、使い方と法令の決まりを記事にまとめています。法令の数字は e-Gov の原文で確かめてから載せています。

よくある質問

Q. 外注先への品質要求はどこまで具体的に書くべきですか？

「誰が・いつ・何を・どうする」の4つがそろう形にしてください。1つでも欠けると相手の解釈が入り、想定と違うことが起きます。判定基準は数値で書き、言葉で伝えにくいものは限度見本を渡してください。

Q. 口頭で伝えた内容も記録に残すべきですか？

残してください。電話のあとに要点をメールで送ると、記録と証拠が同時にできます。「先ほどお電話でお伝えした内容です」と3行書くだけで足ります。担当者が替わったときに、伝わっていたかを確かめる起点になります。

Q. 「できない」と言われた要求はどう扱いますか？

押し通すと、形だけ受けて実際にはやらない状態になります。費用の問題なら単価の話をし、能力の問題なら自社の受入で見るなど、実行できる形に落としてください。できない要求を記録上だけ合意しても、不具合は防げません。

Q. 外注品の不具合が出たとき、まず何をしますか？

該当ロットの加工と出荷を止めてもらうのが先です。範囲の確認を待っている間に出荷されます。そのうえで、不具合品と良品の両方を送り、いつまでに何を返してほしいかを決めて伝えます。

Q. 相手から受け取った是正処置報告はどう見ればよいですか？

対策が動作になっているか、効果確認の予定があるかを見てください。「以後注意する」で終わっている報告書は、誰が読んでも同じ動作になりません。聞き直すか、こちらの受入で当面見る形にします。

Q. 外注先の不良品は、いつまで返品できますか？

外注先が取適法の中小受託事業者に当たる取引では、返品できる場面と期間が限られています。公正取引委員会のテキストでは、すぐに見つけられる不適合は受け取り後すみやかに、すぐには見つけられない不適合は受け取り後6か月以内（一般消費者への保証期間が長い場合は最長1年）とされ、受入検査を省いた場合は返品が認められないとされています。個別の取引は公正取引委員会または中小企業庁の相談窓口でご確認ください。

Q. 連絡の件数が多い外注先は変えるべきですか？

件数だけでは判断できません。要求が伝わりにくいのか、能力が合っていないのか、こちらの伝え方に問題があるのかで対応が変わります。同じ内容を3回伝えているなら、伝え方を変えるほうが先です。

外注先 品質連絡記録表（Excel・無料）外注先へ伝えた品質の要求と、その反応を記録します。登録不要でダウンロードできます。

テンプレートを見る

本記事は一般的な業務の進め方を整理したものです。社内規程、契約条件、法令上の要件がある場合は、それらを優先してご確認ください。記事の内容は2026-10-03時点のものです。