特例対応の管理｜記録する8項目と期限、特別採用の残し方

改善板 編集部法令の原文と省庁の資料で確認：2026年10月3日

特例・イレギュラー対応記録表（Excel・無料）通常と違う条件で受けた案件を記録し、それが常態化しないか見ます。登録不要でダウンロードできます。

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特例対応が常態化する仕組み

特例が標準に変わるまでの流れは、どの現場でも同じ形をたどります。気づいたときには、元に戻せなくなっています。

2回目で止められるかどうか

1回目は特例として意識されています。問題は2回目です。前回が特例だったという記録が無いと、2回目は前例として扱われます。ここで止められるかどうかが分かれ目です。

記録が無いと、誰も止められない

「前は特例だったはず」と思っても、記録が無ければ主張できません。記録は、断るための材料にもなります。

特例を減らすのが目的ではない

特例に応えることで取引が続くこともあります。目的は、特例だと分かっている状態を保つことです。特例だと分かっていれば、続けるかどうかを判断できます。

特例として記録する場面

何を特例とするかを決めておかないと、記録されません。通常と違う条件で受けたものすべてが対象です。

基準を外れたものを出すときは、必ず記録する

基準を外れた品を、相手の了解を得て出荷する（ISO 9001では「特別採用」と呼びます）場合は、誰が、いつ、どの範囲で了解したかを必ず残します。ここが曖昧だと、あとで問題になったときに説明できません。ISO 9001の8.7（不適合なアウトプットの管理）でも、特別採用を含めて取った処置と、処置を決めた権限をもつ人を記録に残すことが求められています。

社内だけの特例も記録する

相手に関係しない、社内の作り方の特例も対象です。「今日だけこの順番で作った」も記録します。不具合が出たときに、この記録が原因究明の手がかりになります。

迷ったら記録する

特例かどうかの線引きに悩むより、「通常と違うと感じたら書く」という運用のほうが回ります。記録に1分もかかりません。

記録に残す項目

特例の記録は、あとで判断するための材料です。次の項目があれば足ります。

「通常の条件」を書くのが大事

今回の条件だけ書いても、何が特例なのか分かりません。通常と今回を並べて書くと、差が一目で分かります。1年後に読んでも分かります。

判断した人を書く

誰が認めたかが残っていないと、次に同じ相談が来たときに前例として使われます。判断した人と理由があれば、次の判断がしやすくなります。

「次回の扱い」を必ず書く

この欄が空白だと、次回また同じ相談から始まります。通常に戻すのか、また相談するのか、標準に取り込むのかを、その場で決めて書きます。

期限を必ず付ける

期限の無い特例は、必ず常態化します。いつまでかを書くだけで、見直す機会が来ます。

期限が切れない特例にも、見直し日を入れる

「材料が手に入るまで」のように期限を切れない場合でも、3か月後に見直すという日付は入れられます。その日が来たときに、まだ続いているかを確認します。

期限が来たら、通常に戻すか延ばすかを決める

期限が来た時点で、戻す・延ばす・標準に取り込むの3つから選びます。延ばすなら、新しい期限を入れます。判断せずに放置すると、常態化します。

戻すときは、周知が要る

特例をやめて通常に戻すとき、特例のやり方に慣れた人が続けてしまうことがあります。始めるときと同じように、戻すことも伝えます。

常態化を見つける

記録がたまったら、年に1回だけ読むと、標準になりかけているものが見つかります。

繰り返されている特例は、標準に取り込む

年に5回も同じ特例をしているなら、それは特例ではなく実際の運用です。標準の条件を書き換えるか、正式な選択肢として手順に加えます。特例のままにしておくと、記録の手間だけがかかります。

特定の相手に集中しているとき

ある取引先だけ特例が多いなら、取り決めた条件が実態と合っていないということです。条件そのものを見直す相談をする材料になります。条件の記録は受注条件の認識違いを防ぐで扱っています。

特定の工程に集中しているとき

通常の条件では作れない、時間内に終わらないといった事情があります。工程の側に問題があるので、条件か設備を見直します。

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特例と変更点管理をつなぐ

特例で通常と違う作り方をするのは、その日限りの変更点です。変更点管理と同じ扱いをすると、不具合が出たときに追えます。

不具合が出たら、両方を見る

不具合の原因を探すとき、変更点の記録だけでなく特例の記録も一緒に見ます。その日だけ違う作り方をしていたことが原因、という案件は珍しくありません。

特例の日の初品も見る

通常と違う条件で作るなら、その日の最初の品は多めに確認します。変更点管理の初品確認と同じ考え方です。進め方は変更点管理の進め方にまとめました。

記録の場所は分けてよい

変更点と特例を同じ表に入れると、件数が多くなって読めません。別の表で持ち、不具合が出たときに両方見るという運用が扱いやすくなります。

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特例対応の管理でつまずきやすい4つ

その1：記録が面倒で書かれない

項目が多い用紙だと、急いでいる場面では書かれません。通常の条件、今回の条件、理由、判断した人、いつまでの5つに絞ると、1分で書けます。

その2：記録しても読まれない

たまるだけで読まれないと、常態化に気づけません。年に1回、30分読む場を作るだけで足ります。繰り返されているものと、期限が切れているものだけを見ます。

その3：判断できる人が現場にいない

特例を認めるかどうかを判断する人が不在だと、現場はその場で勝手に判断するか、止まるかのどちらかになります。どちらも良くありません。判断できる人と、その人が不在のときの代行を決めておくと、記録に残る形で処理されます。

その4：特例を認めない運用にする

特例を一切認めないと決めると、記録に残らないところで特例が行われます。認めたうえで記録するほうが、実態が見えます。管理できないのは、禁止したときです。

特例対応にかかわる最近の動き（2026年10月時点）

特例対応は、社内の運用の話であると同時に、品質マネジメントの規格や取引の法律ともつながっています。2023年から2026年までの動きのうち、特例対応の記録に関係するものを日付順に並べます。

ポイントは、どの動きも「特例を記録しておくこと」を軽くしていない点です。規格の改訂を待たずに、いまの記録の形を整えておくと、移行審査のときにもそのまま使えます。

出典：ISO 9001:2015/Amd 1:2024（ISO）、取適法（e-Gov法令検索）、ISO 9001:2026 の発行（NSF）。確認日は2026年10月3日です。自社の認証の移行時期は、審査を受けている認証機関にご確認ください。取適法の扱いは公正取引委員会・中小企業庁の窓口で確認できます。

特例対応に出てくる用語

特例対応の記録で使う言葉は、社内の呼び方と規格の呼び方がずれていることがあります。よく出てくる言葉を、出典と一緒に整理します。

特例対応のうち、作る前に条件を外すものは逸脱許可、できあがった品を外れたまま出すものは特別採用と分けて考えると整理しやすくなります。どちらも「数量や期間を限って認める」ものなので、この記事で書いた「期限を必ず付ける」と同じ考え方です。

特例対応と一緒に押さえておきたいこと

特例対応の記録を回し始めると、規格や取引の決まりとの関係で迷う場面が出てきます。上位の記事ではあまり触れられていない点を3つ挙げます。

特別採用は「記録に残す4つ」で足りるかを見る

特例対応のうち特別採用にあたるものは、ISO 9001の8.7.2で、不適合の内容、取った処置、得た特別採用、処置を決めた権限をもつ人の4つを文書化した情報として残すこととされています。この記事の記録の項目（通常の条件、今回の条件、判断した人、相手の了解）を埋めていれば、この4つはおおむねそろいます。足りないのは「判断した人に権限があったか」なので、誰が特別採用を決めてよいかを先に決めておくと安心です。

相手から求められた特例は、日付と依頼者を残す

短納期や仕様の変更など、発注者から求められて受けた特例は、取適法の対象になる取引では、発注者が理由なく給付の内容を変えさせることは禁止されています（取適法5条2項3号）。特例の記録に依頼があった日、依頼した人、理由が残っていれば、あとで条件を話し合うときの材料になります。自社が発注する側のときも、同じ記録が説明の材料になります。

業界の規格では、顧客の許可が要る場合がある

自動車分野のIATF 16949のように、特別採用や逸脱許可に顧客の許可を求める規格もあるとされています。取引先がこうした規格で動いている場合は、社内の判断だけで特例を決めない運用にしておきます。どの規格が適用されるかは、品質協定や取引基本契約で確認してください。

改善板 編集部がまとめました様式を無料で配り、使い方と法令の決まりを記事にまとめています。法令の数字は e-Gov の原文で確かめてから載せています。

よくある質問

Q. 特例の記録は誰が書くべきですか？

特例で対応した本人が書くのがいちばん正確です。あとから責任者がまとめて書くと、細かい条件が抜けます。項目を5つに絞っておけば1分で書けるので、その場で書ける形にしておいてください。

Q. 特例の記録はどのくらい保管すべきですか？

常態化を見つけるために年に1回読むので、少なくとも2、3年分は残しておくと使えます。同じ内容が繰り返されているかどうかは、1年分だけでは判断できません。

Q. 何を特例として記録すべきですか？

通常と違う条件で受けたものすべてです。納期、検査、基準、手順、材料、数量、梱包。相手に関係しない社内の作り方の特例も対象です。線引きに悩むより、通常と違うと感じたら書くという運用のほうが回ります。

Q. 特例の記録には何を書けばよいですか？

通常の条件、今回の条件、理由、判断した人、いつまで、次回の扱いの6つです。とくに「通常の条件」を並べて書くことと、「次回の扱い」を決めておくことが効きます。1分で書ける量に収めてください。

Q. 特例に期限を付けられない場合はどうしますか？

「材料が手に入るまで」のように期限を切れない場合でも、3か月後に見直すという日付は入れられます。その日が来たときに、まだ続いているかを確認してください。期限の無い特例は必ず常態化します。

Q. 同じ特例が何度も繰り返されています。

それはもう特例ではなく実際の運用です。標準の条件を書き換えるか、正式な選択肢として手順に加えてください。特例のままにしておくと、記録の手間だけがかかります。

Q. 特例を認めない運用にすればよいのでは？

一切認めないと決めると、記録に残らないところで特例が行われます。認めたうえで記録するほうが実態が見えます。管理できなくなるのは、禁止したときです。

Q. 特例と変更点管理は同じ表で扱ってよいですか？

別の表で持つほうが読みやすくなります。変更点は今後ずっと変わるもの、特例はその回だけのものです。ただし不具合が出たときは、両方を一緒に見てください。

Q. 基準を外れた品を了解を得て出荷するときの記録は？

誰が、いつ、どの範囲で了解したかを必ず残してください。ここが曖昧だと、あとで問題になったときに説明できません。誰の了解が必要か、書面が要るかは契約に定めがある場合があるので、契約書をご確認ください。

Q. 特別採用と逸脱許可はどう違いますか？

ISO 9000:2015の用語では、逸脱許可は製品やサービスを作る前に、もとの要求事項から外れることを認めるもの（3.12.4）、特別採用はできあがった品が要求事項に合っていないまま使うことや出すことを認めるもの（3.12.5）です。どちらも数量や期間を限って認めるのが一般的とされているので、特例の記録には期限を必ず書いてください。

Q. ISO 9001が2026年版になると、特例の記録の仕方は変わりますか？

ISO 9001:2026は2026年9月16日に発行され、2015年版からの移行期限は2029年9月30日とされています。特例の記録の基本（何が外れたか、何をしたか、誰が決めたか）を残す考え方は変わらないと考えられますが、条項番号と文言は新しい規格票と認証機関の案内で確認してください。

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本記事は一般的な業務の進め方を整理したものです。社内規程、契約条件、法令上の要件がある場合は、それらを優先してご確認ください。記事の内容は2026-10-03時点のものです。