未然に防ぐ
担当者不在時の対応表（Excel・無料）
1人しかできない仕事を洗い出し、代われる人を決めます。
Excel（エクセル）形式 ／ 更新日 2026-08-28
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どのような場面で使いますか
休みや急な退職で止まる仕事を、先に見つけるための表です。できる人が1人の業務に印を付け、代替の担当と手順書の有無をそろえます。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 確認日
- 業務名
- 部署
- 主担当
- できる人数
- 代替の担当
- 手順書の有無（選択：有／無／作成中）
- 引継ぎの難易度（選択：高／中／低）
- 止まったときの影響
- 対応の期限
- 対策の内容
- 責任者
- 状態（選択：洗い出し済／対応中／解消）
- 次回確認日
Excel画面のプレビュー
まっさらな入力用と記入例を表示しています。伏せている箇所はありません。どちらも同じファイルに入っています。
まっさら版（編集用）
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 担当者不在時の対応表 | |||||||||||||
| 2 | 改善板｜1人しかできない仕事を洗い出し、代われる人を決めます。 | |||||||||||||
| 3 | 1人しかできない仕事が見つかったときにすること（書き始める前に読む） ・できる人数が1人の業務は、手順書が無ければ先に作る。人に貼り付いた仕事は、その人が休んだ日に止まる。 ・代替の担当を決めただけで終わらせない。一度やってもらってから「できる」と書く。 ・止まったときの影響が大きい業務から手を付ける。全部を平らに直そうとしない。 | |||||||||||||
| 4 | 確認日 | 業務名 | 部署 | 主担当 | できる人数 | 代替の担当 | 手順書の有無 | 引継ぎの難易度 | 止まったときの影響 | 対応の期限 | 対策の内容 | 責任者 | 状態 | 次回確認日 |
| 5 | ||||||||||||||
| 6 | ||||||||||||||
| 7 | ||||||||||||||
| 8 | ||||||||||||||
| 9 | ||||||||||||||
| 10 | ||||||||||||||
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 担当者不在時の対応表の使い方 | |||||
| 2 | ||||||
| 3 | 項目 | 内容 | ||||
| 4 | 1 | 「入力用」シートへ実際のデータを入力します。 | ||||
| 5 | 2 | 灰色のセルは自動計算欄です。数式を消さずに使います。 | ||||
| 6 | 3 | 区分や担当者は自社の呼び方に変更できます。 | ||||
| 7 | 4 | 不要な列は、実際に運用してから削除します。 | ||||
| 8 | 5 | 記入の仕方は「記入例」シートを見てください。 | ||||
| 9 | ||||||
| 10 | 利用上の注意 | |||||
| 11 | この様式は、一般的な不具合・是正・再発防止・改善提案の業務をもとに作成した参考様式です。法令で定められた様式ではありません。 社内規程、契約条件、法令上の要件がある場合は、それらを優先して調整してください。 作成・更新：改善板（合同会社商陣 https://syojin.com info@syojin.com） | |||||
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▼ の欄はドロップダウンから選べます。うすく色を敷いた行が、記入する欄です。
記入例
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 担当者不在時の対応表 【記入例】 | |||||||||||||
| 2 | 改善板｜1人しかできない仕事を洗い出し、代われる人を決めます。 | |||||||||||||
| 3 | 1人しかできない仕事が見つかったときにすること（書き始める前に読む） ・できる人数が1人の業務は、手順書が無ければ先に作る。人に貼り付いた仕事は、その人が休んだ日に止まる。 ・代替の担当を決めただけで終わらせない。一度やってもらってから「できる」と書く。 ・止まったときの影響が大きい業務から手を付ける。全部を平らに直そうとしない。 | |||||||||||||
| 4 | 確認日 | 業務名 | 部署 | 主担当 | できる人数 | 代替の担当 | 手順書の有無 | 引継ぎの難易度 | 止まったときの影響 | 対応の期限 | 対策の内容 | 責任者 | 状態 | 次回確認日 |
| 5 | 2026/08/27 | 包装機の型替え | 製造部 | 高橋 一郎 | 1 | 未定 | 無 | 高 | 包装工程が半日止まる | 2026/10/30 | 手順書を作り、2名に教える | 鈴木 | 対応中 | 2027/02/27 |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 入力用 ／ 記入例 ／ 使い方 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 13KB |
| 更新日 | 2026-08-28 |
入力方法
- できる人数が1の行だけ、まず埋めます。全業務を洗い出そうとすると終わりません。
- 手順書の有無と引継ぎの難易度を見ます。難易度が高く手順書が無い業務が、いちばん危ない組み合わせです。
- 対策は「代われる人を作る」と「手順書を作る」の2つです。両方やらないと、代替になりません。
担当者不在時の対応表で抜けやすい項目
一般には、次の3つが後から足されることの多い項目です。担当者不在時の対応表には最初から入れてあります。
- できる人数（属人化している業務を特定できません）
- 手順書の有無（教えようにも渡すものがありません）
- 止まったときの影響（どの業務から手を付けるか決められません）
利用上の注意
ご利用の前にお読みください
- 掲載している内容は、一般的な不具合・是正・再発防止・改善提案の業務をもとに作成した参考例です。法令で定められた様式ではありません。
- 実際の業務内容に応じて調整してください。自社の評価制度・就業規則・社内規程がある場合は、そちらを優先してください。
- 内容は更新することがあります。このページの更新日（2026-08-28）をご確認ください。
- 本様式の利用によって生じたいかなる損害についても、当サイトは責任を負いません。
担当者不在時の対応表の使い方を解説した記事
この様式をどの段階で使うか、何を基準に判断するかは記事にまとめています。