未然に防ぐ
外注先 品質連絡記録表（Excel・無料）
外注先へ伝えた品質の要求と、その反応を記録します。
Excel（エクセル）形式 ／ 更新日 2026-08-28
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ご回答は、次に作るテンプレートを決める材料にしています。
どのような場面で使いますか
外注先で起きた不具合の多くは、伝えたつもりが伝わっていないことから始まります。何を、いつ、誰に伝えて、相手が何と答えたかを残す表です。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 連絡日
- 管理番号
- 外注先
- 先方の担当者
- 連絡の区分（選択：要求の変更／不具合の連絡／基準の説明／是正の依頼／定期の確認）
- 伝えた内容
- 伝達の方法（選択：書面／メール／電話／訪問／打合せ）
- 根拠となる資料
- 相手の回答
- 理解の確認（選択：確認済／未確認）
- 対応の期限
- 実施の確認（選択：確認済／未確認）
- 担当者
- 状態（選択：連絡済／対応中／完了）
- 備考
Excel画面のプレビュー
まっさらな入力用と記入例を表示しています。伏せている箇所はありません。どちらも同じファイルに入っています。
まっさら版（編集用）
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 外注先 品質連絡記録表 | ||||||||||||||
| 2 | 改善板｜外注先へ伝えた品質の要求と、その反応を記録します。 | ||||||||||||||
| 3 | 伝えたあとにすること（連絡の前に読む） ・理解の確認が取れていない連絡を、伝えたことにしない。送っただけでは伝わっていない。 ・口頭で伝えたときは、根拠となる資料をあとから送る。言った・言わないになる。 ・実施の確認が済むまで閉じない。相手の回答だけで終わらせない。 ・同じ連絡を繰り返している外注先は、連絡ではなく取引の条件を見直す。 | ||||||||||||||
| 4 | 連絡日 | 管理番号 | 外注先 | 先方の担当者 | 連絡の区分 | 伝えた内容 | 伝達の方法 | 根拠となる資料 | 相手の回答 | 理解の確認 | 対応の期限 | 実施の確認 | 担当者 | 状態 | 備考 |
| 5 | |||||||||||||||
| 6 | |||||||||||||||
| 7 | |||||||||||||||
| 8 | |||||||||||||||
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| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 外注先 品質連絡記録表の使い方 | |||||
| 2 | ||||||
| 3 | 項目 | 内容 | ||||
| 4 | 1 | 「入力用」シートへ実際のデータを入力します。 | ||||
| 5 | 2 | 灰色のセルは自動計算欄です。数式を消さずに使います。 | ||||
| 6 | 3 | 区分や担当者は自社の呼び方に変更できます。 | ||||
| 7 | 4 | 不要な列は、実際に運用してから削除します。 | ||||
| 8 | 5 | 記入の仕方は「記入例」シートを見てください。 | ||||
| 9 | ||||||
| 10 | 利用上の注意 | |||||
| 11 | この様式は、一般的な不具合・是正・再発防止・改善提案の業務をもとに作成した参考様式です。法令で定められた様式ではありません。 社内規程、契約条件、法令上の要件がある場合は、それらを優先して調整してください。 作成・更新：改善板（SYOJIN / 商陣 https://syojin.com info@syojin.com） | |||||
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▼ の欄はドロップダウンから選べます。うすく色を敷いた行が、記入する欄です。
記入例
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 外注先 品質連絡記録表 【記入例】 | ||||||||||||||
| 2 | 改善板｜外注先へ伝えた品質の要求と、その反応を記録します。 | ||||||||||||||
| 3 | 伝えたあとにすること（連絡の前に読む） ・理解の確認が取れていない連絡を、伝えたことにしない。送っただけでは伝わっていない。 ・口頭で伝えたときは、根拠となる資料をあとから送る。言った・言わないになる。 ・実施の確認が済むまで閉じない。相手の回答だけで終わらせない。 ・同じ連絡を繰り返している外注先は、連絡ではなく取引の条件を見直す。 | ||||||||||||||
| 4 | 連絡日 | 管理番号 | 外注先 | 先方の担当者 | 連絡の区分 | 伝えた内容 | 伝達の方法 | 根拠となる資料 | 相手の回答 | 理解の確認 | 対応の期限 | 実施の確認 | 担当者 | 状態 | 備考 |
| 5 | 2026/08/28 | G-009 | 外注先F | 山本様 | 要求の変更 | 検査基準に外観の項目を追加 | 書面 | 検査基準書 第2版 | 次のロットから対応すると回答 | 確認済 | 2026/09/10 | 未確認 | 鈴木 | 対応中 | |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 入力用 ／ 記入例 ／ 使い方 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 13KB |
| 更新日 | 2026-08-28 |
入力方法
- 伝達の方法を残します。電話だけで伝えた変更は、後から食い違います。書面かメールを併用してください。
- 理解の確認は、相手が復唱したか、書面で返答があった場合だけ「確認済」にします。
- 実施の確認まで行って完了です。伝えたことと、実際に変わったことは別です。
外注先 品質連絡記録表で抜けやすい項目
一般には、次の3つが後から足されることの多い項目です。外注先 品質連絡記録表には最初から入れてあります。
- 根拠となる資料（口頭の説明だけでは、基準が相手に残りません）
- 理解の確認（伝えたつもりのまま、違う理解で作業が続きます）
- 実施の確認（連絡した時点で終わったことにしてしまいます）
利用上の注意
ご利用の前にお読みください
- 掲載している内容は、一般的な不具合・是正・再発防止・改善提案の業務をもとに作成した参考例です。法令で定められた様式ではありません。
- 実際の業務内容に応じて調整してください。自社の評価制度・就業規則・社内規程がある場合は、そちらを優先してください。
- 内容は更新することがあります。このページの更新日（2026-08-28）をご確認ください。
- 本様式の利用によって生じたいかなる損害についても、当サイトは責任を負いません。
外注先 品質連絡記録表の使い方を解説した記事
この様式をどの段階で使うか、何を基準に判断するかは記事にまとめています。